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★先生をご招待しよう★

同窓会には、お世話になった恩師が出席されるのとされないのとでは、盛り上がり方がまったく違ってきます!

できる限り、先生をご招待しましょう(*゚∀゚*)

もちろん恩師全員のご参加は難しいと思いますが、招待状を受け取るだけでも先生は嬉しいものです(^-^)

参加される先生は、嬉しさで涙される方もおられます!

同級生にとっても先生との再会は嬉しいものですが、先生も成長した生徒との再会は感動します。
まさに教師冥利に尽きると言えるでしょう。

同窓会を通じて『あの時』のお礼や感謝の言葉をお伝えできると良いですね!

また、残念ながら当日不参加となる先生には、事前にお願いをして、
お手紙やビデオメッセージなどを準備することをおすすめします。

懐かしい先生の言葉に、ジーンと来ることは間違いなしです( ;∀;)

★正式な案内状を送りますよ★

いよいよ、正式な案内状を郵送します(^-^)
(開催日の2~3ヶ月前に実施しましょう)
気になる封筒の中身をご紹介します!

①正式案内状
・日時(受付開始時間も記載)
・会場の詳細(名称、住所、地図)
・会費
・幹事メンバー
・各種ご案内(パーティー形式、お子様連れは可能か?、服装など)
・代表連絡先
・挨拶文
・ブログ、フェイスブックのアクセス方法
・『参加』『不参加』の返信方法と期限(返信ハガキ・FAX・メールなど)

②不明者リスト(連絡の取れない同級生をお知らせして、不明者の情報を集めましょう)

③返信ハガキ(参加、不参加を把握)
・返信期限は、同窓会開催の1ヶ月前に設定しましょう
・2次会参加の回答欄もお忘れなく

さぁ、どれくらいの同級生が参加してもらえるか『ドキドキ』ですね!
でも大丈夫!幹事さんの努力はきっと報われるはずです(^-^)
返信ハガキを受け取ったら出欠管理をお忘れなく!!
どんな正式案内状にしようかと迷ったか方は、お気軽にお問い合わせください(^O^)
サンプルなどをお渡ししますよ!

★いよいよ同級生に同窓会開催をお知らせしますよ★

さぁ!準備は整いました\(^^)/

いよいよ、同級生に同窓会の開催をお知らせします!

まずは、正式な案内状ではなく、簡易的に卒業名簿の住所宛に案内ハガキを郵送します。
(開催日の3~4ヶ月前に実施しましょう)

この案内ハガキの目的は3つです。
①同窓会開催の日程をお知らせして、日程を確保してもらうため
②卒業時の住所から転居をしてないか?を調べるため
③同窓会ブログやフェイスブックグループの存在をお知らせするため

当然、卒業時の住所から転居している同級生も多数いますので、その方には案内ハガキが届かずに戻ってきます。
戻ってこない同級生に関しては、本人が転居をしていても実家は存在しているということが分かります。

地域や年代によって違いはありますが、郵送数の1/3ほどは戻ってきますので、ここで、戻ってきた案内ハガキを整理して不明者リストを作成します。

不明者リストは、連絡が取れた同級生に協力を仰ぎながら、少しずつ所在を明らかにしていきます(^O^)

案内ハガキに記載する内容は
①開催日時(時間は夕方、日中など、アバウトな表記でOK)
②開催場所(都内や○○近郊予定などアバウトな表記でOK)
③発起人(幹事メンバー)と代表者の連絡先
④挨拶文(同窓会を開催する経緯、目的など)
⑤ブログとフェイスブックのアクセス方法(QRコードなど)

どのようなハガキ構成にしようかと迷った方は、お気軽にお問い合わせください!

案内ハガキのサンプルをプレゼント致します(^O^)

★「ブログ」と「SNSを」活用しよう★

活用する目的は2つです。

①同窓会開催情報の円滑な伝達のため
②同級生同士の交流のため


突然、自宅に同窓会の案内が届いたら、
「率直に嬉しい!」と同時に、不安半分の気持ちにもなるものです(。-_-。)

『なんで突然?』『本当に開催するの??』『皆にに案内が届いているのかな???』などなど。

その際に、案内ハガキから同窓会のブログへ誘導してあげることにより、
『本当に開催するんだ~』とブログ記事を見て、同級生が安心してくれます(^-^)

また、紙面(ハガキや案内状)で記載できる情報量には限界があるので、
詳細はネット上で展開することをおススメいたします。

ブログを活用すれば、リアルタイムに開催に向けた情報が発信できるのです!

また、SNSはFACEBOOKをオススメします。

FACEBOOKは基本的に実名での運用でありますし、コミュニケーションが取りやすいツールです。

FACEBOOKで同窓会グループを作り、同級生をどんどんグループへ招待してあげましょう。
開催当日まで、グループの中で、同級生同士の交流が深まります。
同窓会当日に再会した時、喜びと嬉しさが倍増しますよ!(^^)/

ある同窓会では、グループメンバー数が150名まで膨れ上がったケースもありました(*゚∀゚*)

そのグループは同窓会開催後も交流を深める場として活用しています!

インターネットの普及により、便利になりましたね!(^◇^)

★お金のはなし★

同窓会の開催には、当然ながら費用が掛かります。
想定よりも少ない同級生しか参加せず、結局『赤字になってしまった(´Д` )』というお話もよく聞きます。
当日キャンセルも発生して、泣く泣く幹事が自腹で支払うなんてことも頻繁に起こります。


幹事メンバー内で、誰が立替金を出すのか、また赤字になった場合はどう対応するかまで、話しあった方が良いでしょう。


それと、収支予算は必ずつけることをオススメします!


開催までに発生する代表的な費用をご紹介します。


①案内はがき(同級生の住所が転居していないかの確認)
 はがき代
 印刷代
 宛名シール代
 郵送代


②正式案内状代(会費、会場の場所など詳細なご案内)
 封筒代
 印刷代
 案内状代
 郵送代
 返信はがき代
 返信はがき郵送代 


③当日
 先生への贈り物代(お花など)
 会場代
 飲食代
 名札などの各種備品


これだけでもたくさんの費用が掛かっていますが、更にここに、時間というコストがかかります。
準備だけで相当な労力が掛かるんですね。それを担う幹事さんは本当に大変です。


きちんとした役割分担もこの段階で実施することをオススメします!


もっと詳しい、予算目安が知りたい方はお気軽にお問い合わせください(^ ^)


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