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あんしんラクラクな幹事代行で、素敵な同窓会を開催しましょう!!

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★恩師への招待状の書き方★

前回の「同窓会マニュアル」で恩師をお招きするかどうかについて書かせて頂きました。

お招きしよう!と決まったら、今度は招待状の作成です。

今回はお世話になった先生方への招待状の書き方・文例についてお話しますね。

まず、招待状の到着は少なくとも同窓会の一ヶ月前までに済ませましょう。

ハガキか封書かはどちらでも構いませんが、
ご返信を頂きたいので、ハガキでお知らせする場合は往復ハガキを使用しましょう。
封書には返信用のハガキを添えるのを忘れずに!

明記すること

・日時
・場所(会場名・住所)
・ご連絡先

■招待状の文例

拝啓 ○○(季語)の候、先生におかれましては、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
 さてこの度、同窓会を下記の通り開催する運びとなりました。
ぜひとも私達と懐かしいひと時を過ごして頂きたく、ご招待を申し上げます。
 本来ならば直接お願いに伺わなければならないところですが、書面にて失礼させて頂きます。
先生のご臨席を心よりお待ちしております。                敬白 



日時 2019年 ○月 ○日 (○)
   ○時○分~○時○分
   (受付開始○時○分時○時○分分)

場所 ○○○○(会場名)
   ○○県○○市○○区○○-○○(住所)

   ○○駅 ○○より徒歩○分

幹事 ○○○○、○○○○、○○○○

連絡先(○○○○名前)
○○-○○○○-○○○○

お手数ではございますが、○月○日までに同封のはがきにてご一報くださいますよう、お願い申し上げます。


* * * * *

上記はあくまで一例です。
先にお電話などでお伺いを立ててから日時と場所についてお知らせをしたりと、方法はさまざまです。

遠方であったり、所在不明になってしまっていたりと問題も出てくるかもしれませんが、同窓生の皆さまのお力を借りて素晴らしい同窓会にしましょう!

また、Yes!同窓会の幹事代行業務には「恩師への招待状」も含まれております(^^)
 
幹事さまの代わりに招待状の送付からご出欠の管理、恩師への記念品プレゼントなど、ご希望に応じて手配・準備をいたします。

ぜひ一度ご相談ください!

★同窓会に恩師をお招きするかどうか★

同窓会を開催するにあたり、たくさんのことを決めなくてはなりませんね。

例えば、

お世話になった先生方をお招きするべき?

でもどうやって??

Yes!同窓会では、お招きするかどうかは幹事さまへ委ねております。

ですが、長い年月を越えて恩師との再会は、言葉では言い表せないグッとくるものがあります。

あの頃は厳しく怖い存在だった先生と、とても親しく話せたり、大きかったはずの背中が少しだけ小さく感じたり。

先生たちにも当時のストーリーがあり、教師としての葛藤や裏話を同窓会の場だからこそ、お話をしてくださったり。

先生たちの意外な近況報告や当時のお話で盛り上がる会を、お手伝いをさせて頂いた現場で実際に何度も目にしてきております。

同じ時間をともに過ごした「仲間」として、あまり厳かに思わずお誘いしてみてはいかがでしょうか。

恩師や懐かしい仲間たちと過ごす時間をより格別なものにしましょう!

次回は「恩師への招待状の書き方」について書かせて頂きます。

★意外と大変!? 成人式後の同窓会★

1月の第2月曜日は成人の日!
晴れの日を迎える新成人の方たちは、成人式の後に中学校や高校の同窓会を開催するケースが多いです。

ですが、開催前に大きい壁が立ちふさがります。

◆どこでやる?
◇誰がまとめる?
◆会費はどうする?
◇どうやって皆を集める?

先輩に聞いてみたり、同窓会の開催方法を検索してみるといいかもしれません。
もしも開催方法を検索してみて、このページに辿りついてくださったのでしたら、同窓会のコツをお教えいたします。

■会場探しは重要です!
Yes!同窓会のような幹事代行会社にお願いをしている幹事さまや、先輩や友人たちの協力のもと早めに同窓会の開催を決めた学校は、遅くても11月中には会場を抑えています。
地域によっては大人数で入れる会場が限られている為、直前になって探しても予約で埋まってしまっております。
せっかくの晴れの日は、オシャレをして素敵な会場でパーティーをしたいものですよね?
でしたら、お早めに行動をしましょう!


この記事を検索で辿りついた方でしたら、なんとなく幹事メンバーは集まっているかもしれませんね。
ここで困るは、
「どこでもいいよ!」「決まったら教えて!」「行けたら行く!」
といった返事でしょうか?

結局なにも決まらずに気づけば12月…。
そんなことにならないように!

決めるべき項目をピックアップいたしました。

①会場を決める
上記の通り、良い会場は3ヵ月前には埋まっていたり。
ホテルのパーティー会場や、貸切出来るお店に電話をして、直接会場を下見してから打ち合わせをしましょう。
会場によっては前金が必要だったりします。よくご確認を。

②同窓会の告知
同窓生の住所が判明している場合はここで同窓会の案内状を送ります。
不明な場合は、SNSやLINE等を駆使して連絡網を作ります。
会費の告知も忘れずに!

③出欠の管理
皆が出欠を確認できるもの(アプリの機能等)で管理するか、どこか1か所に出欠連絡の窓口を作りましょう。
出欠管理用のメールアドレスを用意して、そこに連絡をしてもらったり、自分たちに合った方法を探しましょう。

④当日の準備
受付や司会などの役割分担を決めます。
「その場の流れでいけるかな?」は失敗のもとですよ~!
お釣りの準備や、先生をお呼びした場合は花束の用意もお忘れなく!
忘れがちな写真撮影も頑張りましょう!

他にもパーティー中に流す昔の写真や動画を作成したり、ミニゲームを考えたり。

会費や、当日進行に関しては前回記事「同窓会を成功に導く厳選3つのこと!」http://yes-dousoukai.com/blog/20160628/ をご参考ください。

上記の事を、学業や仕事の合間に…って、それは無理!

と思った方は、一度Yes!同窓会にご相談ください。

幹事代行サービスを使えば立替金も無く、会場の手配や告知、出欠管理に当日準備と運営まで全てお任せです。
先生への花束の手配や、カメラマンによる撮影もいたします。

「会場の手配だけ」「当日運営だけ」といったスポット利用もご相談ください。

ここまで読んでみて「幹事ってめんどくさい」と思ったかもしれませんが、当日のドキドキや達成感は絶対に思い出に残りますよ!

それでは、成人式という記念すべき日の同窓会が上手くいきますようにお祈りいたします。

★同窓会を成功に導く厳選3つのこと!★

同窓会は、『学生時代の旧友や恩師との再会』など当日はもちろんのこと、開催後の『新たな同級生同士の交流の再開』と、本当に人生を豊かにするものです。

そんな、素敵な同窓会を企画、準備し開催をしてくれた幹事は、参加者みんなから一生感謝されます!

同窓会は、誰かが『やろう!』と決めないと一生開催されることはありません。

そんな勇気ある幹事のために、【同窓会を成功に導く厳選3つのこと!】をご紹介します。


【其の一】 赤字を出しては絶対にダメ!~予算計画はしっかり組むべし~

■ 支出の部

同窓会準備時には必ず幹事(グループ)の立替金が必要になります。
代表的な立替金はこちら
①印刷代
②紙代・封筒代
③郵送代
④連絡のための通信費
⑤時間

当日費用は会費からのお支払いができます。
当日にかかる費用
①会場費
②飲食費
③設備費(プロジェクターやスクリーンなど)
④名札
⑤その他(備品)

■ 収入の部

参加者から頂く会費のみになります。

■ 赤字を出さないためには
    
会費 -(立替金+当日にかかる費用)= + になること

ポイントは会費の設定と予想参加人数の設定で「収入の部」をいかに確保するかがカギとなります。
    
多く集めてしまった分については、料理のグレードUPや先生へのプレゼントの用意など余裕を持った同窓会の運営ができます。

赤字になってしまった費用を後から同級生にお願いして補填することは、困難になりますので計画段階から余裕を持った試算をおススメします。

【其の二】 当日のオペレーションをしっかり組む!~同窓会は幹事も楽しむべし~

幹事の裏方業務は意外と多い、しっかりと食事やおいしいお酒を楽しむためにもしっかりと準備をしよう。

■ 主な幹事業務
①司会 タイムキーパー(1名)
全体のプログラムを把握し、同窓会を進行していきます!
あまり、緊張せずにフランクに行いましょう。

②音響 プロジェクターへの投影(1名)
会場によっては、事前の打ち合わせでお願いできるところもありますが、ほとんどがセルフになります。
校歌や当時の思い出の曲をながしたりする場合は、必要になります。

③受付(2名)
残念ながら、同窓会スタート時間に全員がそろうことは、ほとんどありません。
遅刻した同級生の対応をする方を、決めておきましょう!

《重要》お金(金庫)の管理も忘れずに

楽しみにして開催したはずの幹事が同級生と話すことなく裏方業務に追われてしまうケースがあります。
特に、金庫番の方は大金を預かっている心配と会費の集計を会中に行わなければなりません。
1人の負担にならないよう、時間を決めて複数人で管理することをおススメします。

【其の三】 写真撮影はしっかりと!~当日の思い出をしっかりとカタチにすべし~

以外に多いのが、同窓会が楽しすぎて写真を誰も撮っていないケース。『誰か撮影してるでしょ』と考えるのが普通ですが、写真を撮ることを忘れるほど同窓会は楽しいのです。
こちらも金庫番同様、1人にお願いするとどうしても負担が大きくなったり、写真の枚数が少なくなったりします。
時間帯を分けてしっかり担当者を選任することをおススメします。
 
同窓会後に当日の写真をみて『ニヤつく』のも同窓会の醍醐味です。

いかがでしたでしょうか?
    
本当に厳選させて頂いた3つを紹介させて頂きました。
    
同窓会は素晴らしいものです。もし、今まで開催したことがないのであれば生きているうちに開催されることをおススメします。

同窓会はやろうと思った時が開催時です!皆様の同窓会が素晴らしい同窓会となるようお祈り申し上げます(#^^#)

もし、これだけの準備が大変な場合はお気軽に弊社にご相談ください。最高の同窓会をご用意いたします。

★同窓会が実現されないランキング発表★

皆さん、一度くらいは考えたことがある、同窓会での旧友との感動的な再会!

※前回記事にて同窓会を開催したいランキングを発表

そんな素敵な同窓会がなぜ、開催されないのでしょうか?

それでは、実現されないランキングの発表です!

1位 誰かがやってくれるでしょう
2位 時間がないし面倒
3位 どうすれば良いのかやり方がわからない

圧倒的に多い意見が、誰かがやってくれる。
もし、全員が誰かがやってくれると考えていたら、永遠に開催されることはありません(-_-;)

そして、いざ開催を決意しても意外とやることが多くて面倒!時間もないし、忙しい。
う~ん、今度でいいや(@_@;)

わかります。その気持ち!

同窓会を開催したいが、なかなか前に進まない。

そんなお悩みがございましたらお気軽にご連絡ください!

同窓会成功へのポイントをお伝えさせて頂きます!

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