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あんしんラクラクな幹事代行で、素敵な同窓会を開催しましょう!!

絶対成功! 初めての幹事 同窓会マニュアル絶対成功! 初めての幹事 同窓会マニュアル

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★意外と大変!? 成人式後の同窓会★

1月の第2月曜日は成人の日!
晴れの日を迎える新成人の方たちは、成人式の後に中学校や高校の同窓会を開催するケースが多いです。

ですが、開催前に大きい壁が立ちふさがります。

◆どこでやる?
◇誰がまとめる?
◆会費はどうする?
◇どうやって皆を集める?

先輩に聞いてみたり、同窓会の開催方法を検索してみるといいかもしれません。
もしも開催方法を検索してみて、このページに辿りついてくださったのでしたら、同窓会のコツをお教えいたします。

■会場探しは重要です!
Yes!同窓会のような幹事代行会社にお願いをしている幹事さまや、先輩や友人たちの協力のもと早めに同窓会の開催を決めた学校は、遅くても11月中には会場を抑えています。
地域によっては大人数で入れる会場が限られている為、直前になって探しても予約で埋まってしまっております。
せっかくの晴れの日は、オシャレをして素敵な会場でパーティーをしたいものですよね?
でしたら、お早めに行動をしましょう!


この記事を検索で辿りついた方でしたら、なんとなく幹事メンバーは集まっているかもしれませんね。
ここで困るは、
「どこでもいいよ!」「決まったら教えて!」「行けたら行く!」
といった返事でしょうか?

結局なにも決まらずに気づけば12月…。
そんなことにならないように!

決めるべき項目をピックアップいたしました。

①会場を決める
上記の通り、良い会場は3ヵ月前には埋まっていたり。
ホテルのパーティー会場や、貸切出来るお店に電話をして、直接会場を下見してから打ち合わせをしましょう。
会場によっては前金が必要だったりします。よくご確認を。

②同窓会の告知
同窓生の住所が判明している場合はここで同窓会の案内状を送ります。
不明な場合は、SNSやLINE等を駆使して連絡網を作ります。
会費の告知も忘れずに!

③出欠の管理
皆が出欠を確認できるもの(アプリの機能等)で管理するか、どこか1か所に出欠連絡の窓口を作りましょう。
出欠管理用のメールアドレスを用意して、そこに連絡をしてもらったり、自分たちに合った方法を探しましょう。

④当日の準備
受付や司会などの役割分担を決めます。
「その場の流れでいけるかな?」は失敗のもとですよ~!
お釣りの準備や、先生をお呼びした場合は花束の用意もお忘れなく!
忘れがちな写真撮影も頑張りましょう!

他にもパーティー中に流す昔の写真や動画を作成したり、ミニゲームを考えたり。

会費や、当日進行に関しては前回記事「同窓会を成功に導く厳選3つのこと!」http://yes-dousoukai.com/blog/20160628/ をご参考ください。

上記の事を、学業や仕事の合間に…って、それは無理!

と思った方は、一度Yes!同窓会にご相談ください。

幹事代行サービスを使えば立替金も無く、会場の手配や告知、出欠管理に当日準備と運営まで全てお任せです。
先生への花束の手配や、カメラマンによる撮影もいたします。

「会場の手配だけ」「当日運営だけ」といったスポット利用もご相談ください。

ここまで読んでみて「幹事ってめんどくさい」と思ったかもしれませんが、当日のドキドキや達成感は絶対に思い出に残りますよ!

それでは、成人式という記念すべき日の同窓会が上手くいきますようにお祈りいたします。

★同窓会を成功に導く厳選3つのこと!★

同窓会は、『学生時代の旧友や恩師との再会』など当日はもちろんのこと、開催後の『新たな同級生同士の交流の再開』と、本当に人生を豊かにするものです。

そんな、素敵な同窓会を企画、準備し開催をしてくれた幹事は、参加者みんなから一生感謝されます!

同窓会は、誰かが『やろう!』と決めないと一生開催されることはありません。

そんな勇気ある幹事のために、【同窓会を成功に導く厳選3つのこと!】をご紹介します。


【其の一】 赤字を出しては絶対にダメ!~予算計画はしっかり組むべし~

■ 支出の部

同窓会準備時には必ず幹事(グループ)の立替金が必要になります。
代表的な立替金はこちら
①印刷代
②紙代・封筒代
③郵送代
④連絡のための通信費
⑤時間

当日費用は会費からのお支払いができます。
当日にかかる費用
①会場費
②飲食費
③設備費(プロジェクターやスクリーンなど)
④名札
⑤その他(備品)

■ 収入の部

参加者から頂く会費のみになります。

■ 赤字を出さないためには
    
会費 -(立替金+当日にかかる費用)= + になること

ポイントは会費の設定と予想参加人数の設定で「収入の部」をいかに確保するかがカギとなります。
    
多く集めてしまった分については、料理のグレードUPや先生へのプレゼントの用意など余裕を持った同窓会の運営ができます。

赤字になってしまった費用を後から同級生にお願いして補填することは、困難になりますので計画段階から余裕を持った試算をおススメします。

【其の二】 当日のオペレーションをしっかり組む!~同窓会は幹事も楽しむべし~

幹事の裏方業務は意外と多い、しっかりと食事やおいしいお酒を楽しむためにもしっかりと準備をしよう。

■ 主な幹事業務
①司会 タイムキーパー(1名)
全体のプログラムを把握し、同窓会を進行していきます!
あまり、緊張せずにフランクに行いましょう。

②音響 プロジェクターへの投影(1名)
会場によっては、事前の打ち合わせでお願いできるところもありますが、ほとんどがセルフになります。
校歌や当時の思い出の曲をながしたりする場合は、必要になります。

③受付(2名)
残念ながら、同窓会スタート時間に全員がそろうことは、ほとんどありません。
遅刻した同級生の対応をする方を、決めておきましょう!

《重要》お金(金庫)の管理も忘れずに

楽しみにして開催したはずの幹事が同級生と話すことなく裏方業務に追われてしまうケースがあります。
特に、金庫番の方は大金を預かっている心配と会費の集計を会中に行わなければなりません。
1人の負担にならないよう、時間を決めて複数人で管理することをおススメします。

【其の三】 写真撮影はしっかりと!~当日の思い出をしっかりとカタチにすべし~

以外に多いのが、同窓会が楽しすぎて写真を誰も撮っていないケース。『誰か撮影してるでしょ』と考えるのが普通ですが、写真を撮ることを忘れるほど同窓会は楽しいのです。
こちらも金庫番同様、1人にお願いするとどうしても負担が大きくなったり、写真の枚数が少なくなったりします。
時間帯を分けてしっかり担当者を選任することをおススメします。
 
同窓会後に当日の写真をみて『ニヤつく』のも同窓会の醍醐味です。

いかがでしたでしょうか?
    
本当に厳選させて頂いた3つを紹介させて頂きました。
    
同窓会は素晴らしいものです。もし、今まで開催したことがないのであれば生きているうちに開催されることをおススメします。

同窓会はやろうと思った時が開催時です!皆様の同窓会が素晴らしい同窓会となるようお祈り申し上げます(#^^#)

もし、これだけの準備が大変な場合はお気軽に弊社にご相談ください。最高の同窓会をご用意いたします。

★同窓会が実現されないランキング発表★

皆さん、一度くらいは考えたことがある、同窓会での旧友との感動的な再会!

※前回記事にて同窓会を開催したいランキングを発表

そんな素敵な同窓会がなぜ、開催されないのでしょうか?

それでは、実現されないランキングの発表です!

1位 誰かがやってくれるでしょう
2位 時間がないし面倒
3位 どうすれば良いのかやり方がわからない

圧倒的に多い意見が、誰かがやってくれる。
もし、全員が誰かがやってくれると考えていたら、永遠に開催されることはありません(-_-;)

そして、いざ開催を決意しても意外とやることが多くて面倒!時間もないし、忙しい。
う~ん、今度でいいや(@_@;)

わかります。その気持ち!

同窓会を開催したいが、なかなか前に進まない。

そんなお悩みがございましたらお気軽にご連絡ください!

同窓会成功へのポイントをお伝えさせて頂きます!

★同窓会を開催したいランキング発表★

『同窓会を開催したいなぁ~』と、思うときってどんな時!?

やはり、年末年始やお盆に地元に帰省し、同級生とお食事をしたときに話題にあがることが多いいです。

その中で、【なぜ同窓会を開催したいのか】ランキングを集計してみました。

気になる結果はコチラ

1位 初恋のあの人にもう一度会いたい
2位 お世話になった先生に恩返しをしたい
3位 忙しい毎日の中で学生時代にタイムスリップしたい

なんと、淡い期待が1位に!同窓会開催後、再会しなければ良かったとの声があるとかないとか…(-_-;)

日々慌ただしく過ごす中で、現実逃避したいが3位に!

気持ちだけは学生時代に戻れます!

皆さん、一度くらいは、『学生時代のあの人は元気かな?』 『同窓会をやりたいなぁ』と考えたことがあるのではないでしょうか?

では、なぜ同窓会は開催されないのでしょうか?

次回は同窓会開催が実現されないランキングを発表させて頂きます(*^。^*)

★同窓会にぴったりの服装は??★

同窓会に参加するにあたって、皆さまの心配事のひとつが服装です!
「案内状に”平服でお越しください”と書いてあったけど、どんな服装で行けばいいの?」
といった質問が実は多いんです!

そもそも「平服」ってなに??

平服とは、礼服ほどでは無いけれど、その場の雰囲気に反しない服装の事を指します。
同窓会の場合は「ジーンズやTシャツ等ラフな服装以上、礼服未満」のカジュアルな服装のことです。

同窓会を開催する会場にあわせて用意をするといいでしょう。

ホテルやレストランで開催の同窓会で多く見られる服装は、

【男性】
・シャツ
・ジャケット
・スーツ

【女性】
・ワンピース
・パンツスタイル
・ジャケット

といった感じです(*^_^*)

あまりかっちりとさせ過ぎず、服装や髪形をいつもよりちょっとだけお洒落に♪

参加者の方に服装について質問されても、もう大丈夫ですね!
素敵な同窓会を楽しみましょう!
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