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あんしんラクラクな幹事代行で、素敵な同窓会を開催しましょう!!

絶対成功! 初めての幹事 同窓会マニュアル

ブログを読んでいる暇は無い!今すぐ同窓会成功のノウハウを知りたい!と思われた幹事さまは、お気軽にご連絡ください!

★同窓会を成功に導く厳選3つのこと!★

同窓会は、『学生時代の旧友や恩師との再会』など当日はもちろんのこと、開催後の『新たな同級生同士の交流の再開』と、本当に人生を豊かにするものです。

そんな、素敵な同窓会を企画、準備し開催をしてくれた幹事は、参加者みんなから一生感謝されます!

同窓会は、誰かが『やろう!』と決めないと一生開催されることはありません。

そんな勇気ある幹事のために、【同窓会を成功に導く厳選3つのこと!】をご紹介します。


【其の一】 赤字を出しては絶対にダメ!~予算計画はしっかり組むべし~

■ 支出の部

同窓会準備時には必ず幹事(グループ)の立替金が必要になります。
代表的な立替金はこちら
①印刷代
②紙代・封筒代
③郵送代
④連絡のための通信費
⑤時間

当日費用は会費からのお支払いができます。
当日にかかる費用
①会場費
②飲食費
③設備費(プロジェクターやスクリーンなど)
④名札
⑤その他(備品)

■ 収入の部

参加者から頂く会費のみになります。

■ 赤字を出さないためには
    
会費 -(立替金+当日にかかる費用)= + になること

ポイントは会費の設定と予想参加人数の設定で「収入の部」をいかに確保するかがカギとなります。
    
多く集めてしまった分については、料理のグレードUPや先生へのプレゼントの用意など余裕を持った同窓会の運営ができます。

赤字になってしまった費用を後から同級生にお願いして補填することは、困難になりますので計画段階から余裕を持った試算をおススメします。

【其の二】 当日のオペレーションをしっかり組む!~同窓会は幹事も楽しむべし~

幹事の裏方業務は意外と多い、しっかりと食事やおいしいお酒を楽しむためにもしっかりと準備をしよう。

■ 主な幹事業務
①司会 タイムキーパー(1名)
全体のプログラムを把握し、同窓会を進行していきます!
あまり、緊張せずにフランクに行いましょう。

②音響 プロジェクターへの投影(1名)
会場によっては、事前の打ち合わせでお願いできるところもありますが、ほとんどがセルフになります。
校歌や当時の思い出の曲をながしたりする場合は、必要になります。

③受付(2名)
残念ながら、同窓会スタート時間に全員がそろうことは、ほとんどありません。
遅刻した同級生の対応をする方を、決めておきましょう!

《重要》お金(金庫)の管理も忘れずに

楽しみにして開催したはずの幹事が同級生と話すことなく裏方業務に追われてしまうケースがあります。
特に、金庫番の方は大金を預かっている心配と会費の集計を会中に行わなければなりません。
1人の負担にならないよう、時間を決めて複数人で管理することをおススメします。

【其の三】 写真撮影はしっかりと!~当日の思い出をしっかりとカタチにすべし~

以外に多いのが、同窓会が楽しすぎて写真を誰も撮っていないケース。『誰か撮影してるでしょ』と考えるのが普通ですが、写真を撮ることを忘れるほど同窓会は楽しいのです。
こちらも金庫番同様、1人にお願いするとどうしても負担が大きくなったり、写真の枚数が少なくなったりします。
時間帯を分けてしっかり担当者を選任することをおススメします。
 
同窓会後に当日の写真をみて『ニヤつく』のも同窓会の醍醐味です。

いかがでしたでしょうか?
    
本当に厳選させて頂いた3つを紹介させて頂きました。
    
同窓会は素晴らしいものです。もし、今まで開催したことがないのであれば生きているうちに開催されることをおススメします。

同窓会はやろうと思った時が開催時です!皆様の同窓会が素晴らしい同窓会となるようお祈り申し上げます(#^^#)

もし、これだけの準備が大変な場合はお気軽に弊社にご相談ください。最高の同窓会をご用意いたします。

★同窓会が実現されないランキング発表★

皆さん、一度くらいは考えたことがある、同窓会での旧友との感動的な再会!

※前回記事にて同窓会を開催したいランキングを発表

そんな素敵な同窓会がなぜ、開催されないのでしょうか?

それでは、実現されないランキングの発表です!

1位 誰かがやってくれるでしょう
2位 時間がないし面倒
3位 どうすれば良いのかやり方がわからない

圧倒的に多い意見が、誰かがやってくれる。
もし、全員が誰かがやってくれると考えていたら、永遠に開催されることはありません(-_-;)

そして、いざ開催を決意しても意外とやることが多くて面倒!時間もないし、忙しい。
う~ん、今度でいいや(@_@;)

わかります。その気持ち!

同窓会を開催したいが、なかなか前に進まない。

そんなお悩みがございましたらお気軽にご連絡ください!

同窓会成功へのポイントをお伝えさせて頂きます!

★同窓会を開催したいランキング発表★

『同窓会を開催したいなぁ~』と、思うときってどんな時!?

やはり、年末年始やお盆に地元に帰省し、同級生とお食事をしたときに話題にあがることが多いいです。

その中で、【なぜ同窓会を開催したいのか】ランキングを集計してみました。

気になる結果はコチラ

1位 初恋のあの人にもう一度会いたい
2位 お世話になった先生に恩返しをしたい
3位 忙しい毎日の中で学生時代にタイムスリップしたい

なんと、淡い期待が1位に!同窓会開催後、再会しなければ良かったとの声があるとかないとか…(-_-;)

日々慌ただしく過ごす中で、現実逃避したいが3位に!

気持ちだけは学生時代に戻れます!

皆さん、一度くらいは、『学生時代のあの人は元気かな?』 『同窓会をやりたいなぁ』と考えたことがあるのではないでしょうか?

では、なぜ同窓会は開催されないのでしょうか?

次回は同窓会開催が実現されないランキングを発表させて頂きます(*^。^*)

★同窓会にぴったりの服装は??★

同窓会に参加するにあたって、皆さまの心配事のひとつが服装です!
「案内状に”平服でお越しください”と書いてあったけど、どんな服装で行けばいいの?」
といった質問が実は多いんです!

そもそも「平服」ってなに??

平服とは、礼服ほどでは無いけれど、その場の雰囲気に反しない服装の事を指します。
同窓会の場合は「ジーンズやTシャツ等ラフな服装以上、礼服未満」のカジュアルな服装のことです。

同窓会を開催する会場にあわせて用意をするといいでしょう。

ホテルやレストランで開催の同窓会で多く見られる服装は、

【男性】
・シャツ
・ジャケット
・スーツ

【女性】
・ワンピース
・パンツスタイル
・ジャケット

といった感じです(*^_^*)

あまりかっちりとさせ過ぎず、服装や髪形をいつもよりちょっとだけお洒落に♪

参加者の方に服装について質問されても、もう大丈夫ですね!
素敵な同窓会を楽しみましょう!

★同窓会当日に向けて②★

今回は、同窓会のプログラムや流れをご紹介しながら、役割をお伝えしていきます(^-^)

①司会 タイムキーパー(1名)
全体のプログラムを把握し、同窓会を進行していきます!
あまり、緊張せずにフランクに行いましょうo(^o^)o

②写真撮影(1名)
同級生同士、話に夢中になってしまい写真を撮るのも忘れてしまいます。
『同窓会が終わったけど、思い出になる写真が1枚もない』とならないようしっかりと配置しましょう!

全員の集合社員も同窓会終了時に撮影を忘れずに(^-^)

③音響 プロジェクターへの投影(1名)
会場によっては、事前の打ち合わせでお願いできるところもありますが、ほとんどがセルフになります。

校歌や当時の思い出の曲をながしたりする場合は、必要になります。

④受付(1名)
残念ながら、同窓会スタート時間に全員がそろうことは、ほとんどありません(´;ω;`)

遅刻した同級生の対応をする方を、決めておきましょう!

注)お金(金庫)の管理も忘れずに

⑤プログラム(各担当者)
・開会の言葉
・乾杯
・先生挨拶
・閉会の言葉

※プログラム内容により変更

いかかですか?

意外と準備することは多いですよね(^O^)

それでは、同窓会の成功を期待しております!
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